Modalidades de Assembleia Digital (Virtual)
Existem algumas modalidades de Assembleia Digital, que podem variar de uma administradora para outra ou ferramenta utilizada. Exemplos:
ON-LINE (ao vivo): acontece em uma "live", com uso de ferramenta de vídeoconferência, ou via sistema, onde as pessoas digitam, como se fosse um chat.
DIGITAL (aberta): dura mais de um dia - conceito parecido com o da assembleia presencial aberta ou de sessão permanente. É feita em um ambiente digital (site ou app) e as pessoas acessam dentro do prazo para debater e deliberar. O ambiente digital pode ser preparado como se fosse um site específico para aquela assembleia, disponibilizando todos os conteúdos da pauta, fórum de debates, vídeoconferência, enquetes, arquivos de apoio etc.
HÍBRIDA / ao vivo: assembleia presencial acontece em paralelo à digital na modalidade "on-line", em que os debates são ao vivo.
HÍBRIDA / aberta: usa o conceito da assembleia digital aberta descrito acima, como se fosse discussão prévia da assembleia presencial. Os itens em pauta são debatidos, votados e procurações podem ser geradas para, então, serem levadas à assembleia presencial.
No caso da Lello, Angelica Arbex explica que cada assembleia digital é um "minisite seguro", que regula do edital até o encerramento, com várias tecnologias integradas: o app de videoconferência Zoom, um identificador de IP, uma ferramenta construída ancorada em banco de dados, token para autenticação entre outros recursos tecnológicos.
O sistema utiliza o formato híbrido. A administradora, junto ao síndico, disponibiliza as pautas e opções de voto para que os moradores realizem um debate e manifestem suas opiniões. Eles podem participar através do app ou do site Área do Condômino.
O voto é feito por proxy voting, ou seja, por procuração. Através do aplicativo, o morador seleciona se é a favor ou contra determinada pauta. Para ter validade legal, os votos são impressos e entregues a um procurador para sejam contabilizados. Isso evita distorções no resultado e garante a integridade da assembleia.
Administradoras, então, podem emitir a ata da assembleia, unir as procurações de votos e registrar em cartório.
Ferramentas: veja aqui Empresas e Sistemas de Assembleias Digitais/Virtuais para Condomínios
Plataformas de videoconferência gratuitas:
Zoom; Meet (Google); Hangouts (Google); Whereby
Assembleia Digital e principais dúvidas
Embora as assembleias digitais ou virtuais já sejam praticadas em condomínios no Brasil há cerca de dez anos, são poucos os que já adotaram a modalidade. Esta inovação voltou a pautar os debates do setor em meados de 2019, com o Projeto de Lei do Voto Eletrônico, da senadora, Soraya Thronicke, o qual foi sancionado em março de 2022 (Lei 14.309).
Opinião/artigo sobre Prós e contras da Assembleia virtual
Como é um tema que desperta diversas dúvidas em nossos leitores, buscamos respostas junto a especialistas para as principais delas. Confira:
1) Como um condomínio pode se amparar legalmente para realizar assembleia digital? Precisa constar na convenção ou regimento interno?
De acordo com o advogado André Junqueira, deve ter regramento específico para viabilizar a participação e voto de todos. Não há necessidade de previsão na Convenção, mas não pode haver proibição nela - e geralmente não existe. Normalmente, esse regramento deve ser aprovado em assembleia prévia, mas, neste momento (covid-19) e em tese, poderia ser feito pela assessoria jurídica do condomínio e anexo à convocação dos condôminos. Se houver alguma "brecha" nas regras de realização que gere prejuízo a um ou mais condôminos, a assembleia pode ser invalidada judicialmente.
2) Como se garante a idoneidade de uma assembleia virtual?
Na correta e adequada convocação
Ampla comunicação
Garantia aos titulares que exerçam seus direitos de voz e voto
Rigor na identificação do condômino
Regras de bloqueio de votos aos inadimplentes
Registro de tudo o que foi debatido, votado e decidido na assembleia.
3) Como garantir a identidade do condômino na assembleia digital?
Por sistema de certificação digital e/ou login e senha com declaração expressa do condômino de presunção absoluta da identidade do usuário
Por um conjunto de chaves eletrônicas exclusivo do condômino, como e-mail e token, semelhante ao sistema que bancos usam para garantir que uma pessoa é titular da conta corrente fazendo transações
Por uso de sistema de transmissão de áudio e vídeo onde seja possível que a presidência da mesa identifique e consigne a presença on-line do titular do voto ou seu procurador.
4) Como é feito o uso de procuração em assembleia digital?
Enviando o documento digitalizado ou mostrando-o via transmissão de áudio e vídeo. Dependendo do sistema, é também possível o credenciamento prévio dos procuradores, mas, em qualquer das hipóteses, antes de serem utilizadas na assembleia (digital ou não), o presidente precisa validá-las ao decidir as questões de ordem no início da reunião.
5) Como são feitos os debates?
Os debates podem ocorrer através de perguntas e respostas que ficam gravadas no ambiente digital. Depois tudo é compilado em uma ata e a reunião fica gravada.
6) Como é feita a ata?
Da mesma forma que a ata de uma assembleia presencial. Na opinião de André Junqueira, é importante que ata da assembleia digital seja ainda mais completa, com a consignação de quem esteve presente virtual e presencialmente (se for híbrida). Ao final, a ata deverá ser feita em meio eletrônico ou físico e assinada pelo presidente, secretário e quem mais desejar.
7) Todos os cartórios aceitam registrar ata de assembleia virtual?
Sim, pois o condomínio deverá imprimir a ata de qualquer forma. Presidente e secretário irão assinar normalmente. Em algumas localidades, também se exige a lista de presença, que será assinada por quem esteve presente e/ou via consignação pela presidência da assembleia e mais uma testemunha.
8) Existe perfil de condomínio para realizar assembleia digital?
Qualquer condomínio pode aderir ao modelo, desde que haja concordância da comunidade condominial.
9) Há restrição de temas a tratar em assembleia digital?
Não. Todos os temas podem ser tratados em assembleias virtuais, desde que as ferramentas tecnológicas utilizadas permitam o debate e não apenas a contabilização de voto. Especialistas consultados alegaram ser mais desafiador realizar sorteio de vaga de garagem e assembleias com pauta extensa.
10) Como atender pessoas com alguma deficiência física, avessas à tecnologia, idosos?
Não há limitação para deficientes físicos
Deficiente visual ou auditivo precisa de ajuda, da mesma forma como precisaria nas assembleias presenciais
Idosos e pessoas com dificuldades com o digital: com acesso à tecnologia, basta passar por um treinamento para uso da ferramenta.
11) É mais caro realizar uma assembleia virtual do que a presencial?
São despesas de natureza distintas. É elevado o investimento em tecnologia e desenvolvimento da ferramenta, mas esta poderá ser usada inúmeras vezes. Por outro lado, o custo da realização individual de uma assembleia presencial varia de um condomínio para outro. Há condomínios com milhares de condôminos e o custo de uma presencial pode chegar até R$ 10 mil, do envio da convocação com aviso de recebimento, locação de espaço e equipamentos à diária de funcionários.
Fonte: https://www.sindiconet.com.br/informese/como-funciona-a-assembleia-digital-em-condominios-administracao-assembleias-de-condominio