Registro de atas de assembleia e declaração de débitos condominiais estão no rol de serviços que podem ser feitos no meio digital. Mais ágeis, baratos e seguros.
Imagine emitir a ata de assembleia do condomínio, colher assinaturas, registrar em cartório e distribuir a todos os condôminos em até 7 dias úteis, nunca mais precisar fazer cópias autenticadas e com custo logístico reduzido em mais de 50%?
Sim, isso já é realidade em cada vez mais condomínios no Brasil há mais de 2 anos, graças aos serviços digitais de cartório já disponíveis no mercado por empresas de tecnologias com soluções desenvolvidas para o segmento, integradas a cartórios.
Ainda desconhecidos pela maioria dos condomínios, os serviços digitais de cartório estão em expansão pelo País, chegando a cada vez mais cidades. Eles trazem, entre outros benefícios:
Agilidade
Praticidade
Economia
Segurança no trânsito de documentos
Eliminação de espaços físicos para guarda de documentos
E uma vantagem inusitada para o atual cenário de pandemia de coronavírus: nenhuma manipulação de papéis no processo de emissão do documento e distribuição para os condôminos, que recebem por e-mail ou acessam pela plataforma da administradora. Uma das formas de contágio da doença COVID-19 é por superfícies e o vírus sobrevive a algumas horas sobre o papel.
O que são serviços digitais de cartório?
Para quem está tomando conhecimento do tema agora, algo precisa ficar claro logo no começo: serviços digitais de cartório NÃO são sinônimo de digitalização de documentos.
Digitalização de documento é a conversão de um documento físico em eletrônico. Da mesma forma que se faz fotocopia (xerox), a digitalização é uma cópia em arquivo eletrônico. No entanto, carrega junto uma série de questões:
Essa cópia é eficaz?
Como demonstro autenticidade dessa cópia?
Posso usar contra terceiros?
Como sei que não foi alterada?
Se assinar digitalmente, tem validade?
Os serviços digitais respondem a todas essas questões pelo seu formato e por atender a requisitos normativos.
"A diferença entre digitalização de documento e digitização de documento é que, neste último caso, o documento já nasce eletrônico, é nativamente eletrônico", esclarece Hugo Pierre Furtado, fundador e CEO da Growth Tech, pioneira no Brasil a fazer transações cartorárias em blockchain.
De forma simplificada, blockchain é uma espécie de livro eletrônico único onde são registradas todas as transações que acontecem em uma rede, inclusive os registros das atas de assembleia pelos cartórios. É a tecnologia mais avançada de registro e guarda de informações.
"A segurança jurídica está na fé pública dos cartórios. A segurança tecnológica está nos registros feitos na blockchain, que são imutáveis e não podem ser apagados. Depois do registro, o condomínio recebe a ata assinada digitalmente com número de registro na blockchain", explica Hugo Pierre Furtado.
Vantagens e benefícios de adotar serviços digitais de cartórios em seu condomínio:
Confira abaixo outras razões que podem motivar síndicos e administradoras de condomínio a migrarem para serviços digitais de cartórios:
Integração com sistema de uma administradora ou de um condomínio com possibilidade de controle totalmente digital
Eliminação de "custos invisíveis", como papel, xerox, impressão, manipulação, correio
Segurança do documento quanto a rastreabilidade e armazenamento
Eliminação do risco de perda ou extravio do documento pelo motoboy
Redução do controle
Eliminação da guarda física
Consultas futuras ágeis x consulta arquivo morto
Eliminação do fator "reclamação" do morador que alega não ter recebido
Uma vez emitido, o documento digital é do condomínio
Segurança com três backups do documento: registro no cartório que fica para sempre lá, backup da empresa prestadora do serviço e na administradora do condomínio.
Adesão crescente aos serviços digitais de cartórios por administradoras
Os serviços digitais de cartório vêm sendo adotados rapidamente pelas administradoras de condomínios porque elas entenderam as facilidade que os serviços digitais proporcionam e concluíram que não há mais razão para ter o meio físico. A exemplo da contabilidade e dos serviços bancários, que hoje são cem por cento digitais.
"Os síndicos reconhecem que este é mais um diferencial oferecido, que privilegia o digital, a agilidade, a transparência, a otimização de despesas com um processo melhorado, cujo objetivo é registrar os documentos com o menor custo e no menor tempo possível", comenta Angelica Arbex, gerente de marketing da administradora.
Para ela, a maior vantagem em se optar pelos serviços digitais de cartório é que o documento que vai para o cliente na ponta - condomínio ou condômino - é a via original. "Não existe mais documento em papel, como o livro de ata com a ata colada. Os clientes podem acessar os documentos livremente, direto no site da administradora", afirma Angelica.
Serviços digitais de cartório mais populares nos Condomínios:
Dos cerca de nove serviços de cartório já disponíveis para condomínios, listados na primeira parte da reportagem, além da ata de assembleia, há outros três mais populares. Confira as características e vantagens:
CND - Certidão Negativa de Débito: tradicionalmente, a certidão física demanda coleta e reconhecimento da firma do síndico. Tempo: pelo menos um dia útil. No formato digital, o documento é assinado com certificado digital, formalizado junto ao cartório (a fim de conferir legitimidade dos atos, tem eficácia contra terceiros). Tempo: de 2 a 3 horas.
Notificação extrajudicial para cobrança de débito: no formato analógico, o profissional registra a notificação no cartório, encaminha carta registrada com notificação, comunica que o devedor recebeu e o cartório faz certificação de que o inadimplente recebeu a carta e o advogado devolve para o síndico. Processo eletrônico: síndico recebe notificação eletrônica, assina com certificado digital, envia pela plataforma da empresa prestadora do serviço que entrega eletronicamente ao cartório que processa do mesmo jeito analógico e emite um certificado eletrônico de que foi feita a entrega. Benefícios: download da notificação e encaminhamento ao advogado por e-mail e o documento pode ser verificado nos sites dos cartórios e distribuidores.
Procuração com firma reconhecida: no digital, é lavrada em 20 minutos, sem qualquer deslocamento.
Na prática! Serviço digital de registro de ata de assembleia:
Síndico há cinco anos do Condomínio Edifício Cenário da Vila, no bairro do Sumaré na cidade de São Paulo, Rafael Nurnberg experimentou este ano o "combo" assembleia virtual + registro de ata digital. Graças ao coronavírus!
"Eu já queria ter adota assembleia digital há mais tempo e a COVID-19 forçou a modernização, a digitalização. Ata eu não sabia que existia e fui surpreendido com a agilidade do registro: de sexta para segunda-feira. Já sofri com extravio de ata no meio da coleta de assinatura. O serviço facilita muito", afirma o síndico, que também é engenheiro eletricista e economista.
Diego Giglio, economista e síndico do Condomínio Poema Castro Alves, localizado no bairro do Embaré, em Santos, comemora a adoção da ata digital a começar pela eliminação do papel.
"Só de não ter papel já é uma vantagem. Eu tento ter tudo digital no condomínio. Este ano foi a primeira vez que fizemos ata de assembleia com registro digital. É uma grande vantagem não ter mais que ir ao cartório, ter custo do motoboy e das
Fonte: https://www.sindiconet.com.br/informese/cartorios-digitais-o-que-sao-e-como-funcionam-administracao-documentacao