Comparamos para você! Registro de ata: processo Analógico(manual) x Processo digital

Qualquer Administradora ou Síndico sabe muito bem logística por trás da emissão, registro em cartório e distribuição de uma ata de assembleia condominial de forma tradicional a todos os condôminos.

Etapas do Processo Analógico(manual:

1. Redação da ata pelo secretário, geralmente o gerente da administradora;

2. Envio, por motoboy, do documento impresso para a coleta de assinatura do presidente da assembleia;   

3. Envio, por motoboy, da ata assinada ao cartório para registro;

4. Retorno do motoboy ao cartório para coletar a ata registrada;

5. Devolução da ata registrada à administradora;

6. Impressão de cópia da ata para condôminos;

7. Envio das cópias da ata, por malote/motoboy, ao condomínio (ou Correios, se assim o condômino optar);

8. Distribuição aos condôminos mediante assinatura de protocolo.

Custo: R$ 150, em média, é o custo logístico para registro da ata na cidade de São Paulo, considerando as viagens de motoboy de forma avulsa. Somando a isso outros gastos invisíveis, tais como impressões e guarda de documentos, chega-se facilmente aos R$ 190,00. 

• Tempo da emissão da ata até o registro: até 1 semana.

• Tempo para distribuição da ata para os condôminos: imprevisível. Por mais proativo que sejam os porteiros ou zeladores, depende do condômino, já que ele precisa assinar o protocolo de recebimento.

E como fica o processo digital de emissão e registro de ata?

Etapas do Processo Digital:

1. Redação da ata pelo secretário da assembleia

2. Assinatura digital ou e-mail de aprovação do presidente da assembleia  

3. Empacotamento dos documentos da assembleia (convocação, lista de presença, ata, assinatura/aprovação presidente)

4. Envio pela plataforma da prestadora de serviços digitais de cartório

5. Checagem e registro pelo cartório

6. Envio da ata digital

7. Publicação da ata no site da administradora

Custo: menos de 50% (podendo chegar a zero) do processo logístico calculado acima, de acordo com as empresas consultadas pela reportagem. Varia de uma empresa para outra.  

• Tempo da emissão da ata até o registro: até 1 dia útil.

• Tempo para distribuição da ata para os condôminos: poucas horas entre receber o documento do cartório e publicar no site ou disparar distribuição via e-mail.

Importante: os cartórios cobram o mesmo preço para registrar a ata física ou digital, seguindo a tabela instituída pelo Tribunal de Justiça de cada Estado.

Registro de ata de assembleia na cidade de São Paulo, de acordo com a tabela do Centro de Distribuição de Títulos e Documentos (CDT): R$ 72,27 para uma página. O preço aumenta a cada página adicional, sendo R$ 90,10 para três páginas (tabela em vigor no ano de 2020).

Cópia autenticada de ata é amplamente usada na gestão condominial para:

• Abertura de conta em bancos

• Cadastro do condomínio em lojas/fornecedores

• Ingresso de ações judiciais (ata de eleição de síndico)

• Venda/Compra de imóveis (condômino)

Levando em consideração que o custo de uma cópia autenticada é de R$ 3,70/página, imagine quanto condomínio e condôminos irão economizar com a ata digital, já que a cópia do documento eletrônico é sempre original e dispensa qualquer cobrança?